In molte istituzioni non esiste un software di database in cui memorizzare le informazioni o i record. Per questo motivo aggiornano tutte le informazioni manualmente. Nel presente manoscritto il sistema proposto avrà un software ufficiale basato sul web, un software offline e un database centrale. Utilizzando questo software, tutti i lavori possono essere eseguiti digitalmente. Se per qualsiasi motivo il software basato sul web dovesse danneggiarsi, funzionerà il software offline. Il sistema proposto prevede anche un sistema di feedback. In questo modo, il processo sarà più efficiente rispetto al sistema esistente. Diminuirà il dispendio di tempo e ridurrà anche le difficoltà dell'amministratore e degli studenti.